Експертиза цінності документів
218. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.
219. Для організації та проведення експертизи цінності документів в апараті міської ради утворюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).
220. Експертиза цінності документів проводиться щороку у відділах міської ради безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих відділах, разом з експертною комісією.
221. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі у архівний відділ районної державної адміністрації, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
222. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
223. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ міської ради шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.
224. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 15).
225. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією міської ради одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації Дніпровського району та експертно-перевірної комісії Державного архіву Дніпропетровської області. Погоджені акти затверджуються міським головою (в деяких випадках – керуючим справами виконкому ), після чого міська рада має право знищити документи.
226. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на справи всієї міської ради. Якщо в акті зазначено справи кількох відділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього відділу.
Складення описів справ
227. Опис справ – архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.
228. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації такі описи складаються обов’язково.
229. Описи справ відділу ради складаються щороку за встановленою формою (додаток 16) посадовою особою, відповідальною за діловодство у відділі, за методичної допомоги начальника загального відділу міської ради.
230. Номер опису справ відділу повинен складатися з цифрового позначення відділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.
Наприклад: описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) відділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2012 році, матимуть такі номери: 5 П-2012; 5 Т – 2012; 5 ОС – 2012.
231. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:
кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером);
графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи;
у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про наявність копій документа у справі.
232. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
233. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: «Документи з цього питання див. також у розділі за _____рік, №___».
234.Опис справ відділу міської ради підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з начальником загального відділу і затверджується начальником відповідного відділу. За наявності у відділі експертної комісії опис до його затвердження розглядається та схвалюється експертною комісією.
235.Описи справ відділів міської ради складаються у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву установи, а інший залишається як контрольний примірник у данному відділі.
236.На основі описів справ відділів загальний відділ міської ради готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) .
237. Зведений опис справ постійного терміну зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією (ЕК) міської ради і в установленому порядку подаються для схвалення експертної комісії архівного відділу районної державної адміністрації та ЕПК Держархіву Дніпропетровської області і затверджуються міським головою. Один примірник після затвердження залишається у Державному архіві Дніпропетровської області, два передаються до архівного відділу Дніпровської райдержадміністрації, а один повертається у загальний відділ (Додаток 17).
238. Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання, складаються у двох примірниках, схвалюються експертною комісією міської ради і затверджуються міським головою (Додаток 18).
239. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією (ЕК) міської ради, та погоджуються з експертною комісією архівного відділу райдержадміністрації та експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Дніпропетровської області і затверджуються міським головою. Один примірник зведеного опису після затвердження залишається в Державному архіві Дніпропетровської області, один передається до архівного відділу Дніпровської райдержадміністрації, а один повертається у загальний відділ (Додаток19).
240. Міська рада зобов’язана описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення справ у діловодстві і відповідно до затверджених описів передавати справи до архівного відділу Дніпровської райдержадміністрації у встановлені строки.
Оформлення справ
241. Оформлення справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
242. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.
243. Справи з грифом «Для службового користування», особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять розпорядження, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі.
244. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання можуть вноситися необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери розпоряджень голови, протоколів, зазначаються форми і види звітності тощо).
245. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис «є документи за … роки».
246. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.
247. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом, номер опису і фонду.
248. У разі зміни назви міської ради (її відділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи на обкладинці справи зазначається нова назва міської ради (відділу), а попередня береться в дужки.
249. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою.
Передача справ до архіву
250. Закінчені діловодством справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються у загальний відділ Підгородненської міської ради в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування (наприклад, справи за 2009 рік передаються у вищевказаний відділ ради у 2012 році).
251. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися за рішенням секретаря, або керуючого справами (секретаря виконкому).
252. Передача справ архіваріусу міської ради здійснюється за графіком, погодженим з начальниками відділів і затвердженим міським головою або керуючим справами (секретарем виконкому).
253. Якщо окремі справи необхідно залишити у відділі для поточної роботи архіваріус міської ради за письмовим зверненням оформляє видачу справ у тимчасове користування.
254. Приймання – передача кожної справи здійснюється архіваріусом в присутності працівника відділу, який передає упорядковані та оформлені справи.
255. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються начальнику загального відділу міської ради за описами.
У кінці кожного примірника опису начальник відділу розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається у відділ, інші залишаються у загальному відділі.
256. Справи, що передаються, повинні бути зв’язані належним чином.
257. У разі ліквідації або реорганізації відділу особа, відповідальна за організацію діловодства у відділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх у загальний відділ міської ради незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.
Підгородненська міська рада зобов’язана забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві до архівного відділу Дніпровської районної державної адміністрації Дніпропетровської області.
Керуючий справами (секретар) виконкому Тарас МАЙНИЙ