1. Інструкція з діловодства Підгородненської міської ради, виконавчого комітету та її структурних підрозділів (далі – Інструкція) розроблена з дотриманням вимог "Типова Інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади"  затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018р. № 55 (зі змінами),  з урахуванням вимог ДСТУ 4163:2020 "Уніфікована система документації  організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів"

(далі – ДСТУ 4163:2020).  Ця  Інструкція  встановлює  загальні  положення  і вимоги до документування управлінської  інформації та організації  роботи  з документами в Підгородненській міській раді (далі - рада) незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням до моменту передавання до архіву.

2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами та документування управлінської діяльності в електронній формі, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами та не може регулюватися цією Інструкцією.

3. Перелік документів, проходження в установі яких переведено в електронну форму, крім документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, звернень громадян, запитів на інформацію та електронних документів, що в установлених законом випадках не можуть бути застосовані як оригінали, затверджується розпорядженням міського голови.

4. Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формі.

5. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, актах Президента України, постановах Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, актах Верховної Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають виконавці вищезазначених завдань згідно з розподілом функціональних обов'язків.

6. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у відділах апарату міської ради відповідають їх начальники.

7. Організація діловодства в Підгородненській міській раді покладається на загальний відділ.

8. Основним завданням загального відділу ради є встановлення єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами у відділах ради.

9. Загальний відділ ради відповідно до покладених на нього завдань:

- здійснює реєстрацію та веде облік документів;

- організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі в архівний відділ Дніпровської районної державної адміністрації;

- забезпечує впровадження та контролює дотримання відділами апарату ради вимог цієї Інструкції, Регламенту міської ради та національних стандартів;

- вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в апараті ради;

- регулярно проводить перевірку стану діловодства в раді;

-бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в апараті раді;

- здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в апараті ради;

- забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

- проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

- організовує збереження документаційного фонду ради та користування ним;

- ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників ради з питань діловодства.