Вимоги щодо раціоналізації документообігу 

139. Документообіг міської ради - це проходження документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в апараті міської ради на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

140. Ефективна організація документообігу передбачає:

- проходження документів в апараті міської ради найкоротшим шляхом;

- скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

-одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

- централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці.

Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, посадовими інструкціями.

141. Особливості організації електронного документообігу визначаються цією Інструкцією з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик наявних технічних і програмних засобів.

У разі впровадження в апараті міської ради системи електронного документообігу секретар ради і керуючий справами (секретар виконкому) спільно із загальним відділом ради розробляє регламент роботи з документами в електронній формі.

142. Організація документообігу в разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способів опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.

Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до Підгородненської міської ради.

143. Доставка документів до міської ради здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв'язку, електронного зв'язку, а також кур'єрською та фельд'єгерською службою.

Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення радою документів у паперовій формі, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

144. Усі документи, що надходять до Підгородненської міської ради, приймаються централізовано у загальному відділі без права делегування відповідної функції іншим відділам ради.

У загальному відділі розкриваються всі конверти, крім тих, що мають напис "особисто". У такому випадку реєстраційний індекс та дата реєстрації наносяться на конверт.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

145. У разі надходження кореспонденції з відміткою «Терміново» фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки. При наявності пошкодження на конверті робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

146. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалу імені та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності, нецілісності вкладень внаслідок пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається кореспонденту, а інший зберігається у загальному відділі.

147. Документ повертається відправникові без розгляду у разі його надходження не за адресою, надходження паперового примірника документа, який вже надійшов у електронній формі, або надходження документа у паперовій формі без наявних на те підстав, які визнаються обґрунтованими для створення міською радою документів у паперовій формі.

148. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

Попередній розгляд документів

149. Вхідні документи приймаються загальним відділом та відділом з організації надання адміністративних послуг відповідно до специфіки змісту текста документа.

150. Попередній розгляд документа роблять для того, щоб визначити, кому потрібно вручити для обов'язкового розгляду чи необхідно його реєструвати, а також для встановлення терміну виконання безпосереднім виконавцем.

151. Міському голові першочергово передаються закони України, кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної ради, обласної державної адміністрації, районної ради та адміністрації, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності ради, її органів та потребують вирішення керівництвом.

Реєстрація документів

152. Реєстрація документів – це фіксування факту створення, надходження або відправлення документа шляхом проставляння у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ та умовного позначення – реєстраційного індексу.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, моніторингу стану виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.

153. Реєстрація всіх документів, що надходять до міської ради, проводиться згідно з пунктом 153 даної Інструкції.

 Відділи міської ради реєструють створені ними доповідні та службові записки. Реєстрації також можуть підлягати документи, які створені у раді (довідки, доповідні записки, заяви тощо).

Місце реєстрації окремих груп спеціалізованих документів (розпорядження, договори, звіти, заяви тощо) визначається інструкцією з діловодства міської ради.

154. Документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження.

155. У разі передачі зареєстрованого документа з одного відділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

156. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

-акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшла до установи;

-розпорядження з основних питань діяльності ради;

-розпорядження з адміністративно-господарських питань;

-розпорядження з кадрових питань (особового складу) відповідно до їх видів та строків зберігання;

-рішення сесії;

-рішення виконкому;

-бухгалтерські документи;

-службові листи;

-звернення громадян;

-запити на інформацію (в тому числі публічну).

157. Реєстрація документа може здійснюватися з використанням системи електронного діловодства установи або у разі її відсутності:

централізовано із застосуванням веб-модуля системи взаємодії;

доповідні та службові записки, спеціалізовані документи - із застосуванням прикладного програмного забезпечення.

До впровадження у раді системи електронного діловодства, здійснюється журнальна (паперова) реєстрації.

158. У разі застосування системи електронного діловодства установи формується єдина централізована база реєстраційних даних установи, що забезпечує працівників інформацією про всі документи установи та їх місцезнаходження.

Організація передачі документів та їх виконання

159. Для забезпечення ритмічності роботи документи (вхідна кореспонденція) подаються до загального відділу щоденно, окрім термінових для своєчасного їх опрацювання, внесення відомостей про документ та подання на розгляд керівництву ради.

160. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва ради в день їх надходження або наступного робочого дня у разі їх надходження після 16 години. Телеграми, акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, передаються на розгляд невідкладно.

161. Документи, розглянуті міським головою або заступниками, повертаються з відповідною резолюцією  у загальний відділ, який здійснює передачу документів на виконання.

162. Документ, виконавцями якого є кілька осіб, передається виконавцям одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.

163. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки у відповідному журналі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано паперовий оригінал документа та його копії.

164. Передача документа з одного відділу до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через загальний відділ, який робить відповідну відмітку у відповідному журнал.

165. Під час проходження документа в апараті міської ради на ньому обов’язково робляться такі помітки:

- про надходження (реєстрацію) документа – на нижньому правому полі першого аркуша документа (вхідний номер документа, дата надходження документа);

- про виконання документа і направлення його до справи – на нижньому лівому полі першого аркуша документа виконавець коротко описує про виконання документа (якщо немає потреби у письмовій інформації), проставляє посаду, підпис, прізвище, дату.

Якщо документ потребує подальшого виконання (містить окремі пункти-завдання, термін виконання яких наступить, або є необхідність періодичного інформування), тоді на першому аркуші документа робиться запис секретарем керівника «Документ залишено на контролі», підпис, дата. Відповідно, виконавець робить помітку на документі «Для роботи у відділі залишено ксерокопію». Оригінал такого документа разом з першою інформацією (відповіддю) про його виконання відповідно до встановлених вимог закривається керівництвом міської ради до справи (з метою збереження оригіналу документа), а в роботі (на контролі) до остаточного виконання документа залишається його копія.

166. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівництва міської ради, та працівники, яким безпосередньо доручено його виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

167. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівництву міської ради, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.

168. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівникові працівник, який підготував документ, зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

169. Якщо документ надсилається до декількох установ після його реєстрації, виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

170. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення, зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та проінформувати керуючого справами міської ради про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.

Організація контролю за виконанням документів

171. У відділах Підгородненської міської ради безпосередній контроль за виконанням документів здійснює начальник  відповідного відділу.

172. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядженні або резолюції міського голови.

173. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 12.

Індивідуальні строки встановлюються міським головою, але, при потребі, можуть бути змінені.

174. Документи, в яких строк виконання не зазначено, які не є документами інформаційного характеру або не містять контрольних завдань, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в раді, до якої надійшов документ. У випадку коли завдання потребує термінового виконання – зазначається кінцевий термін його виконання.

175. Якщо завдання потребує термінового виконання, у тексті завдання обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

176. Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

177. У разі потреби індивідуальний строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається без погодження з іншими відділами безпосередньо посадовій особі, яка встановила строк. Відповідне прохання подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку.

178. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених Верховною Радою України або Президентом України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України відповідальною за виконання установою разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної. Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за сім днів до закінчення встановленого строку.

179. Безпосередній моніторинг виконання документа проводиться на підставі резолюції міського голови.

180. За запитом загальний відділ надає інформацію про документи, виконавцем яких є відповідний відділ, щодо яких проводиться моніторинг.

181. Інформація про стан виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається керівництву ради (додаток 13).

Інформаційно-довідкова робота з документами

182. У разі впровадження в Підгородненській міській раді системи електронного документообігу засади проведення інформаційно-довідкової роботи з документами визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

183. Вихідні документи у паперовій формі, створені в раді у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі, надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електронного зв'язку, а в разі потреби доставляються кур'єрською службою.

184. Опрацювання документів для відправлення засобами поштового зв'язку здійснюється відповідальною особою загального відділу відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.

185. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються відповідальною особою загального відділу в день виконання листа або складаються у скриньку у загальному відділі для централізованої передачі  поштарці не  менше  2 разів у тиждень.

186. Не допускається:

- дублетне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа у паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано в електронній формі через систему взаємодії.

187. Під час приймання від виконавців вихідних документів відповідальна особа загального відділу зобов'язана перевірити:

- правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

- наявність і правильність зазначення адреси;

- наявність на документі відмітки про додатки;

- наявність усіх необхідних підписів (печаток) на документі та додатках до нього;

- наявність додатків та їх відповідність заявленому складу;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів;

- наявність віз на паперовому примірнику вихідного документа (у разі необхідності його створення), що залишається у справах міської ради.

188. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться позначка (штамп).

189. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

190. Адреси можуть наноситися на конверт друкарським способом.

191. Досилання або заміна надісланого раніше документа здійснюються за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або виконавецем даного документу. У такому випадку в документі зазначається, що він є досиланням або надсилається на заміну раніше надісланому.

192. Вихідні документи та інші поштові відправлення виконавці зобов'язані передавати секретарю керівника загального відділу.