Складення номенклатури справ
193. Цією Інструкцією визначаються окремі особливості систематизації та зберігання документів у паперовій формі, які створюються та нагромаджуються в Підгородненській міській раді під час її діяльності.
194. Номенклатура справ - це обов'язковий для міської ради систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання відповідних справ (додаток 14, 14.1).
195. Зведена номенклатура справ Підгородненської міської ради складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з відповідним державним архівом. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у секретаря міської ради, другий - використовується для практичної роботи в апараті ради, третій - передається до архівного відділу районної державної адміністрації Дніпровського району, з якою здійснювалося погодження номенклатури справ для здійснення контролю за формуванням справ у відділах ради, четвертий - надсилається до державного архіву.
196. Номенклатура справ щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується та уточнюється. Після внесення змін зведена номенклатура справ передруковується і затверджується міським головою та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
197. Відділи міської ради отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.
198. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.
У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи відділу міської ради складається з індексу відділу ради, відділу (за штатним розписом) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного відділу, 12 - порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 - індекс відділу у складі ради, 07 - порядковий номер справи.
У разі наявності у справі томів індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2.
У графу 2 включаються заголовки справ (томів).
Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («різні матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна.
Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (розпорядження, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, відділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «справа», наприклад: «Особова справа», «Персональна справа».
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах».
Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа міської ради.
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: «Протоколи виконавчого комітету міської ради».
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перераховуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: «Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення».
У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: «Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб».
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:
1.План основних організаційних заходів установи на 2021 рік.
2.Звіт про використання бюджетних коштів установою за 2020 рік.
Якщо справа складається з кількох томів, формулюється загальний заголовок справи із зазначенням номера тома.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок та строки зберігання. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів.
Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.
У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.
У графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана); про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.
Формування справ
199. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
200. Під час формування справ не допускається включення до справ невиконаних, чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню. Документи постійного і тимчасового зберігання групуються у справи окремо. За обсягом справа у паперовій формі не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 міліметрів завтовшки).
201. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
202. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.
203. Розпорядження з питань основної діяльності ради, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Розпорядження з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.
204. Документи засідань виконкомів, сесій групуються у дві справи:
- протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
- документи з організації засідань (порядок денний, список запрошених тощо).
205. Протоколи засідань виконкомів та сесій групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.
206. Доручення установ вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності ради або за авторами ініціативних документів. У справі документи систематизуються за датами доручень.
207. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
208. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
209. Особові справи посадових осіб формуються у порядку, визначеному НАДС.
210. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників ради систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості щодо виплати грошей (відомості щодо нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за календарний рік.
211. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в Підгородненській міській раді, її відділах здійснюються секретарем ради, керуючим справами (секретарем виконкому), начальником загального відділу.
Зберігання документів в установах
212. Документи з часу створення (надходження) і до передачі архіваріусу зберігаються за місцем їх створення. Нормативно-правові акти зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо - за місцем створення. Працівники апарату ради зобов'язані забезпечувати збереження документів і справ.
213. Зберігання документів і справ в Підгородненській міській раді забезпечує архіваріус.
214. Справи зберігаються у робочих кімнатах у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
215. Видача справ, складених з документів у паперовій формі, у тимчасове користування працівникам відділів здійснюється з дозволу та в присутності секретаря ради або секретаря виконкому.
216. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць з письмового дозволу секретаря ради або секретаря виконкому.
217. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з письмового дозволу міського голови з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.